2022年6月22日文書管理

電子化後の文書管理のいろは。電子化を有効活用するために

昨今叫ばれている電子化ですが、導入しても適切に活用できなければ生産性向上につなげることは期待できません。それどころか、方法によっては、業務効率を悪化させてしまう可能性さえあります。

では、生産性向上に向けて、紙文書の電子化後はどのように文書を整理すれば良いのか？本記事ではその重要性やポイントについて解説します。

電子化後の文書保管方法整備の重要性

電子化後は、それまでと比較して仕事の実施方法が変わる可能性があります。効果的な運用ができていないと、検索に時間がかかったり、どこに保存したか忘れたりして、慣れるまでは不要な時間が発生してしまう可能性もあります。

せっかく電子化したにもかかわらず、業務が増えてしまっては本末転倒です。そうならないためにも、あらかじめ電子化後の運用ルールを整備しておくことが重要です。

また、電子化によって懸念されるデメリットも考慮しておく必要があります。電子データは画面サイズによって閲覧可能なサイズが決まっているため、大きなデータや複数のデータを広げてまとめて見ることには向いていません。検索性などのメリットがある反面、こうしたデメリットをどのように解消するのかもあらかじめ対策しておくと良いでしょう。

電子化文書整備の方法例

ここでは、電子化を最大限に有効活用するための文書整備のキーワードを8つご紹介します。

データの保存形式

最適な電子データのファイル形式決定が電子化の最初のポイントです。それぞれに特徴があるため、運用に応じた形式を選択する必要があります。

書類はPDFで保管するのが一般的ですが、画像については会社によって方針が異なります。画像を自動で圧縮してくれるjpegが便利ですが、画像が劣化してしまうという点からpngを選択する場合もあります。その場合は、容量が大きくなることもある点に注意が必要です。

ファイル名の統一

電子データのファイル名をどのように統一するかも文書整備に欠かせない要件です。ファイルを日付順に並べるのか、顧客名簿順に並べるのかなど、ルールを決めてファイル名を付与します。ファイル名を統一することで検索性や一覧性を高めることができます。

共有性

電子化のメリットとしてメンバー間で共有しやすいという点が挙げられます。従来であれば書類を印刷し手渡しで配布という流れでしたが、電子データなら各自でアクセスして瞬時に同じデータを共有することが可能です。

電子化後は、データを共有フォルダやクラウドに保存し、メンバーがデータへアクセスできる環境を構築しなくてはなりません。

検索性

電子化において、検索性が低ければ作業効率が低下してしまうことは明らかです。電子化を効率良く活用するためには、インデックスなどを作成して必要なデータをすぐに引き出せる状態にしておかなければなりません。

見読性

見読性とは電子化されたデータが、パソコンやタブレット、スマホなどの画面で肉眼で読めることを言います。文字が正確に識別でき、プリントアウトした場合でもはっきりと読める状態であれば見読性があると言えるでしょう。電子化において基本的な要件の一つです。

完全性

電子データは簡単に改ざん・修正できるのがメリットである反面、その信憑性を担保することが重要です。消去や変更の履歴を確認できる状態にしておく必要があります。原本性を担保する要件の一つとしてよく知られています。

機密性

機密性とは、権限を持つ人のみが情報に触れることができる状態を言います。不正アクセスの防止や情報漏洩や改ざんを防止するためにも、利用者の所属や権限に応じて情報へのアクセスを制限し、機密性を確保することが大切です。

e-文書法や電子帳簿保存法の要件を遵守する

電子化するにあたって、遵守しなければならない法令があります。それぞれ求められる要件がありますので、電子化前には以下の2種類を確認しておきましょう。

＜e-文書法＞

e-文書法とは、正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称です。この法律により、これまで商法・税法で保管が義務付けられた文書の電子データ保存が可能となりました。e-文書法では、概して見読性・完全性・機密性・検索性の4つの要件が求められます。

＜電子帳簿保存法＞

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により保存することを認めた法律です。

具体的な要件の例として、真実性の確保（解像度200dpi以上、RGB256階調以上の解像度でカラー保存することなど）や可視性の確保（取引年月日、勘定科目などの項目で検索できることなど）があります。