文書管理のあらゆる問題を解決する弊社の「保護（まもる）くん」シリーズ。しかし、「具体的にどんなときに使えばいいの？」と疑問をお持ちの方もいらっしゃるでしょう。そのようなお客様のために、このページでは「保護（まもる）くん」が解決した事例をご紹介！ いまこの瞬間も、「保護（まもる）くん」は全国各地で活躍しています。
文書管理に関する問題はお客様によってさまざまです。オフィスの状況によっては、複数の「保護（まもる）くん」を組み合わせなければならない場合も少なくありません。具体的な導入事例・提案内容については、下記カレンダーの事例をクリックしてご確認ください。
※事例については、随時追加していく予定です。
※事例については、随時追加していく予定です。
- たび重なる金融機関の誤廃棄事故に危機感を募らせた銀行系ノンバンクＪ信販様では、保管文書に関する社内調査を実施したところ、運用・管理・メンテナンスのいずれも、自社の規定に則しているとは言いがたい状態にあることが判明した。
- 販売店舗１５０以上を全国に抱えるＡ社様では、３箇所にまたがる自社倉庫に保存文書を集積していたが、そのうち１ヶ所を急きょ引き払うことになり、 保存文書を速やかに移管する必要に迫られていた。
- 創立１０年を迎えるにあたり都心への本社移転を決めたＬ社様では、これを機に社内での文書保存を見直すことになったが、本来の業務に極力支障を来たさず、移転作業も滞りたくないという悩みを抱えていた。
- 以前にフラッシュメモリーの紛失から事故報告を余儀なくされた、Ｓ社様のＩＳＭＳご担当者は、年末大掃除に個人の机から出てきた旧式ディスクや、どこかに紛れこんでいた１〜２本のハードディスクが、普通のゴミに紛れて捨てられる事態を危惧していた。
- 書類封筒の単位で文書をお預かりする「文書保管サービス」が、ダンボール箱の保存では為しえなかったスピード閲覧を可能にしました。
- 食品製造会社Ｐ社様では、販売する食品のキャラクターを作成したり、様々な販促イベント企画など、若い世代の活躍で新たな取り組みをおこなっており、発想力を高めるレイアウト変更を通じて、組織体制の改革に結び付けて行きたいと考えたのだが・・・
- 同業他社からの入社や、転職者の多い営業部門を抱えるＹ不動産販売様では、 顧客に纏わる情報が記載された文書を、営業マン個人がデスク周りに抱え込んでおり、転職する際に持ち出してしまったり、車中に置き去りにした書類 が車上荒らしにより盗難されるといった事態に苦慮していた。
- ノウハウが凝縮されたマニュアルの処分には、機密処理前に紛失や回収漏れを防ぐための固体確認が必要だが、場所の確保やチェック作業を、通常業務の妨げにならないようにする方法はないものか？
- デパートや大型スーパーに店舗を出店し、カルテを用いて対面接客を行なうＨ社様では、同業他社の店舗でシーズンごとの改装工事中に顧客情報を紛失する事態が発生したことを知り、不安が広がっていた。
- 文書保管にトランクルームサービスを利用しているＲ社様では、年間100箱ほどの追加入庫が発生するのだが、準備が捗らず、思ったような導入効果を得られないでいた。
- 建設事務所の引き上げ時間短縮を図っていた中堅ゼネコンのＨ社様では、図面や文書の整理に時間がかかり、目指す時間短縮が成されないでいた。
- 系列会社の吸収、統合を図った後に、最初の税務監査を迎えることになったＫ社様は、監査時に税務官が保管文書を効率よく閲覧できるだけのスペースを確保するのが困難なオフィス事情にあった。
- 大阪を発祥として、東京に本社機能を置くＴ社様では、現在支社となっている大阪社屋にも、本社で既に採用されている保護（まもる）くんを導入したいという希望を持たれていた。
- プライバシーマークを取得しているＫ社様では、事務局のスタッフが他業務を兼任しているため、サーベランスや更新を間近に控えると、書類作成をはじめとする準備に追われ、残業が飛躍的に増加する事態を繰り返していた。
- 業務の拡大によりオフィス移転をしたG社様は、移転以降にもスタッフを増員。喫煙可能な休憩所を撤廃するなど、ギリギリのスペースに人員を収容して業務を続けている状態にあった。
- Ｉ社様では親会社からコンプライアンスの遵守を求められ、業務全般について関連法の洗い出しを行っていたところ、専用シュレッダーで破砕した後、一般ゴミとして処分していた各種光ディスクや磁気メディアが、産業廃棄物に該当することが判明した。
- 設備工事を行なうＶ社様では、昨年より5S運動を推進し、整理整頓を働きかけてきたが、様々なルールを決めても守られず、今年も５Ｓ運動の一環として不要書類の廃棄をおこなったが、イマイチ成果が見えずにいた。
- 人事異動が激しく、ほとんど全ての社員が1・2年で異動をするF社様では、同じ事業所に長く勤務するスタッフはパート社員しかおらず、業務改善に無頓着になりがち。事業所のスペースにはゆとりがあるのだが、逆にそれが災いした文書の整理がおろそかになり、保存期限が過ぎた書類も放置されている状態が、随所で見受けられている。
- 各店舗で発生する個人情報は、店舗ごとに段ボール箱に収納し、社内物流便にて支社にまとめて、ご当地の処理業者で処分していた。プライバシーマーク取得にあたり、地域ごとに処理方法が違う点、どのような会社がどのような方法で処理がなされているのかを確認できない点が問題となった。
- CSRの強化として「カーボンニュートラル企業」を宣言しているD社は、チームマイナス6％への参画や排出権購入などの環境貢献には積極的だが、活動自体は頭打。紙についても「発生」の対策は出来たが、「廃棄」に関する貢献には悩んでいた。
- 6年前にオフィス増床したものの、不況の影響で規模縮小。2フロアある現オフィスの1.5フロア分あれば十分なものの、間仕切り不可のため、不要な0.5フロアだけの返却はできない状況。かといって、１フロアへの縮小は難しく、効率的なオフィススペース活用に頭を悩ませている。
- 契約時に発生する書類が多すぎて、整理が追いつかない……。 また、外部保管書類についても、ほぼ毎日数十ケース単位で出し入れが発生しており、莫大な業務とコストの負担が。契約業務にかかる手間や人件費を抑えたい！
- アルバイトや契約社員が大半を占め、書類管理のルールがなかなか浸透せず、不要になった書類が机上にいつまでも置きっぱなしであったり、ほかの書類にまぎれてしまっていることが度々みられた。
