導入社数1200社突破！
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文書保管サービス（SHOKO）
お客様ご利用事例
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株式会社ビー・エス・デーインフォメーションテクノロジー
官公庁との取引文書も厳重保管で安心、高セキュリティと低コストを両立
- Before
- 分社化に伴い、独自に書類保管先を探す必要があった。保管先はセキュリティ担保が必須だった。
- After
- 搬送・輸送のセキュリティレベルは格段に上がり、専用のウェブシステムで一元して管理できるようになった。
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株式会社CMerTV
「さすがプロ」オフィス移転後の書類保管がスムーズになりDX化に貢献。書類のPDF化を依頼できることも決め手
- Before
- オフィス移転に伴い、大量の書類の扱いに困っていた。リモートワーク推進のため、社内に書類を保管し続ける必要性を感じていなかった。
- After
- 書類のPDF化や保管、廃棄処理を依頼。柔軟な対応とセキュリティの高さに満足。特にPDF化サービスは、リモートワーク環境下で非常に役立っている。
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アポクリート株式会社
個人情報の取り扱いに不安なし。「見える化」で広域でも確認しやすいのはSHOKO
- Before
- 会社が合併するにあたって、個人情報の取り扱いや漏えい問題に対してどの事業者に依頼するか悩んでいた。
- After
- 「見える化」がされていて、北海道から大阪まで広域にわたる場所で使っていても安心してスムーズに運用できている。また、新たに倉庫を借りなくて済むことや、耐震設備が万全な部分も評価。
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株式会社ジアン
長期保管が必要な保存版バックナンバーと経理書類。適切な保管環境が得られた
- Before
- 雑誌のバックナンバーと経理書類の長期保管スペースがなく、経理部署との社内連携にも課題
- After
- 適切な保管環境を得ることができ、経理部署が自ら書類を管理できるように
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兼松株式会社
一元管理できるWebシステムとあんしんの輸送体制が決め手に！業務効率化につながるのはSHOKO
- Before
- 各部署での社内文書の管理方法がバラバラだった。
- After
- 文書管理システムの利用により、各部署バラバラだった管理方法を統一。セキュリティ面も安心。
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株式会社なの花東日本
小さな薬局のスペースを有効活用。書類保管サービスで処方箋を保管
- Before
- 書類の保管に手間とスペースが必要で、特に都市部ではスペースの問題が顕著だった。
- After
- 紙の文書管理に関連するリスクとスペースの問題が解消され、効率的な業務運営が可能になった。
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SHOKOとは
法人向けの文書・書類専用セキュリティ保管サービスです
機密文書の安全な保管から、書類整理、廃棄処理まで一気通貫でサポートします
必要な時に必要な分だけ、1箱からでもご利用いただけます
WEBシステムで一元管理も可能です
●特徴 1
安心保管
セキュリティ保管庫
外部からの侵入防止はもちろん、内部からの流出も防止します。
保管庫
保管庫をくるむ発想のインシールド方式で建設され厳重管理されています。これにより外部からの不正侵入を困難にしています。
徹底した入退出管理
作業時の内部流出対策も徹底。内部流出抑止対策として、文書の取扱いは徹底した監視システムの下で2名作業を必ず実施、一旦格納された文書には、手続きを踏まない限り触れることすらできません。
24時間監視
構内外に多数設置した監視カメラによる、24時間365日の監視体制で外部からの侵入を防ぎます。
セキュリティ運搬
漏洩事故の多くは運搬中の事故で発生します。
万が一の事故にも対応した、当社独自のセキュリティシステムで運搬します。
教育を受けたスタッフ
セキュリティ教育を受けた当社スタッフが対応します。
運搬用ツールで保護
保管文書運搬時は専用ツールでプロテクト、万が一の事故でも保管文書が飛散するリスクを防ぎます。
完全密閉車両
運搬車両は現金輸送車と同等の密閉車両で運搬します。
保管ツール
保存箱
10年以上の長期保管にも耐えられる耐久性に優れた保存箱です。
図面保管ツール
A2版の大判図面の保管が可能な図面専用保存箱です。
メディア保管ツール
各種メディア媒体を格納し、保護できるオリジナルツールです。
●特徴 2
すぐに確認・かんたん管理
WEBシステムですぐに確認
スキャン依頼で確認
WEBシステムからのスキャンのご依頼可能、保管庫スタッフが代行して文書をスキャン、WEBシステムから文書を確認することができます。
原本配送で確認
WEBシステムからの原本の配送のご依頼で、最短、翌営業⽇にお届けできます。
文書管理システムで確認
箱管理だけでなく、文書管理システムもご提供可能、文書データをアップロードしておくことで必要なときにすぐに検索できます。
保管期限管理から機密廃棄
保管期限アラート機能
保管期限を設定頂くことで保管期限切れの文書は、アラートにてお知らせいたします。
機密処理依頼
システムから機密処理依頼可能保管期限のアラートメールから廃棄のご依頼をかけることにより廃棄忘れの心配もいりません。
社内の書庫も管理
当社、保管庫内だけでなく、貴社内の保管期限管理も可能、複数拠点でもご利用いただけます。
システム機能一覧
文書／電子契約書の一元管理
紙も電子データも一つの画面で確認できます。
書面契約／電子契約の判別も容易です。
リモートスキャン
紙の原本で預けた文書も、スキャン依頼をすることでシステム上で閲覧できます。
ステータス管理
紙原本のステータス管理（社内にある・倉庫で保管中・廃棄済など）ができます。
IPアドレス制御
IPアドレスを制限することでセキュリティを強化できます。
検索
契約書名や登録情報を検索することができます。大文字小文字、半角全角といった表記ゆれにも対応して検索可能です。 また、複数キーワードでのアンド検索も可能となります。
フィルタ
契約日などお客様の絞り込みたい情報にタグ付けをして検索が可能です。 また、複数キーワードでのアンド検索も可能となります。
権限付与
閲覧権限や廃棄操作などユーザーごとの操作権限の設定が可能です。
ログ管理
操作履歴の閲覧が可能です。
期限通知
文書に対しても更新日を設定するとメールにて、通知されます。
入出庫
原本の取り出し再入庫が可能です。
廃棄依頼
保管期限が過ぎた文書はセキュアに廃棄できます。
保存箱の注文
専用の保存箱をシステム経由でご注文できます。
ファイルアップロード
PDFや、word、Excel等office系ファイル、ZIPファイルや動画など、様々な種類、形式でのファイルのアップロードが複数添付可能です。
一括登録
台帳やリストがあれば、システムへの一括取り込みが可能です。
台帳作成
御社独自の管理項目を追加して管理することが可能です。
ラベル発行
保存箱や文書に識別用のラベルを発行できます。ご自身でラベル印刷するか、当社からラベルを発送するか選択可能です。
サムネイル画像の設定
ファイルやドキュメントにサムネイル画像を設定することで、視覚的に内容を素早く識別できるようになります。特に、大量のファイルを扱う際に便利です。
●特徴 3
手間なしプロにおまかせ
入庫・出庫の運搬配送おまかせ
トランクルームや倉庫では、確認のために、お客様自身で運搬、配送が必要ですが、SHOKOならWebシステム上から、ご依頼もいただくだけで、専用便にて集配送を行います。確認運搬にかかる手間がありません。ご依頼について最短で翌営業日にお客様の元へお伺いいたします。
まる投げ「おまかせプラン」
文書保管の事前準備の⼿間も「おまかせプラン」をご利⽤頂くことで⾯倒な事前準備作業から解放されます。保存箱への箱詰め、管理台帳の作成とWEBシステムへのインポート、管理ラベルの貼り付けに⾄るまで文書管理のプロが対応します。
保管完了後の抹消処理
処分する場合は速やかに弊社の機密文書抹消処理工場に搬送し、大型特殊破砕機にて破砕後、リサイクル処理いたします。処理後は、機密処理の証明書を発行いたします。
文書のデータ入力、電子化
データ入力やスキャニング作業もご依頼可能です。文書管理システムへの登録も代行いたします。
●Comparison
他社サービスとの比較表
| SHOKO | |||
|---|---|---|---|
| トランクルーム | 貸倉庫 | ||
| ●保管コスト |  初期費用と月額費用を比べてください1箱からお預かり可能 |
 箱単位ではなくスペース単位のレンタル |
倉庫会社により 料金形態がバラバラ |
| ●配送 | WEBシステムからご依頼でデリバリー |
 配送を自社で行う必要あり |
倉庫会社によって対応不可 |
| ●セキュリティ | 文書専用のセキュリティ 保管庫で安心 |
文書専門の保管管理ではない |
文書専門の保管管理ではない |
| ●閲覧 |  最短翌日にお届け、PDFデータであれば即日可能 |
すぐには閲覧できない |
すぐには閲覧できない |
| ●管理システム | 専用の文書管理システムで管理 |
Excelを使い自社で管理 |
Excelを使い自社で管理 |
| ●保管作業 | おまかせプランで周辺作業も丸投げ |
作業を自社で行う必要あり |
作業を自社で行う必要あり |
| ●立地 | 災害にも強い立地に建設 |
会社の近辺にないことも |
災害リスクの高い沿岸部に あることが多い |
| ●スペースの制約 | 急な増減にも対応 |
ラックや通路の確保が必要 |
急な増減に対応できないことも |
| ●保管管理台帳 | 専用システムで管理、台帳作成も依頼可 |
Excelなど自社で準備する必要がある |
Excelなど自社で準備する必要がある |
| ●保管期限管理 | システムから期限通知メールで管理 |
自社で把握しておく必要がある |
自社で把握しておく必要がある |
| ●機密処理 | システム上から機密処理依頼可能、 証明書も発行 |
自社で手配する必要がある |
別会社への依頼となる可能性も |
●SOLUTION
お役立ちコンテンツ
無料でダウンロードいただけます
文書の法定保存年限一覧表
（2023年最新版）
●FAQ
よくある質問
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Q
文書専用保管サービスと、その他物品保管サービスとの違いは？
A
文書専用保管サービス「SHOKO」は、一般的な物品保管サービスとは以下の点で大きく異なります。
・セキュリティ：ISO27001認証取得の機密文書専用保管庫での厳重管理
・文書管理システム：WEB上での検索・閲覧・期限管理が可能
・専門性：文書管理に特化した専門スタッフによる対応
・サービス範囲：保管から廃棄処理まで文書ライフサイクル全体をサポート
一般的な物品保管は「預けるだけ」ですが、SHOKOは企業の重要な文書資産を適切に管理し、業務効率化を実現する専門サービスです。
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Q
契約後最初にかかる費用は？
A
保存箱料金、入庫時運搬料金、初月保管料金となります。詳細はこちらよりお問い合わせください。
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Q
何箱から利用できるの？
A
1箱からご利用が可能です。
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Q
保管期限が切れたあとの廃棄はお願いできるの？
A
保管期限満了後の文書は、お客様のご依頼に応じ、自社の機密処理施設にて抹消処理いたします。処理後は、証明書を発行いたします。
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Q
おまかせプランって何？
A
文書を外部に預ける際に発生する面倒な作業を当社が代行するプランとなります。箱詰めから管理ラベルの貼り付け、管理台帳の作成、システムへのインポートなどを当社スタッフが行います。
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Q
保存箱も購入できるの？
A
はい、専用保存箱のご購入も可能です。
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Q
すでに別の保存箱に入っているものも預け入れできる？
A
はい、弊社専用保存箱以外のお預け入れも可能です。
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Q
導入までの流れを知りたい
A
まずは、お気軽にお問い合わせください。その後、お見積り、ご契約後、専用システムのアカウントを発行させて頂き、そちらよりお預け入れのご依頼が可能です。
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Q
文書保管について具体的なアドバイスを頂くことは可能？
A
可能です。保管後の運用や社内の文書管理に関するお困りごとなど文書管理のプロにご相談ください。
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Q
文書の電子化も依頼できるの？
A
はい、文書の電子化も承っております。
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Q
セキュリティは大丈夫？
A
文書専用倉庫にて万全のセキュリティ体制でお預かりいたします。保管庫のご視察も可能です。
運営会社について
50年の実績と安心の
セキュリティ体制で、
保管文書をお守りします。
