場所は遠くても気持ちは近くに置いておけるトランクルーム

エムオーツーリスト株式会社

人事総務部部長 三好 哲男 様
人事総務部 人事・法務グループリーダー 荒井 勝博 様

導入商品・サービス

ソリューション型の旅行代理店
お客様のディープな個人情報を扱う

——御社では法人に特化した旅行代理店業務を展開されています。レジャーが主流の旅行代理店と最も違う点は何でしょう?

荒井さん :
昨今は旅行業界もシステム化が進んで、パッケージされた旅行プランをインターネットで予約し、手配が完了するといった方法が主流となっていますが、出張の場合はお仕事をしながら海外を飛び回るワケですから、お客様から直接色々な希望をお聞きしながら、出来るだけ快適に過ごしていただけるよう、カスタマイズするサービスをご提供しています。

——お客様ごとにカスタマイズされるということは、センシティブな個人情報をお持ちなのではないですか?

荒井さん :
レジャーでは極端な話、1回の旅行でお預かりした個人情報を廃棄してしまうことも可能ですが、ビジネスでのご利用となると、入社したてのお客様が出張されれば、その個人情報は、その方が退職されるまでの40年近く更新を繰り返しながら、保管され続けます。
たとえばお客様が年齢を経て、持病を患っていたりするケースも少なくないのですが、そうした情報はホテルや飛行機でのお食事など、旅のあらゆるプロセスに反映させてゆきますから、機微でかなりディープな個人情報が蓄積されてゆくことになります。

——レジャー目的とは扱う書類にも違いはあるのでしょうか?

荒井さん :
出張ではパスポートをお預かりしてビザを取得するといった業務を代行する必要があります。長期出張や現地赴任となりますと、査証の手配や取得などにより多くの書類を要しますから、書類の保管から廃棄が、極めて重要な業務に位置づけられます。

個人情報保護法の施行に際して、
保護くん(まもるくん)を導入

——どのような経緯で当社の保護くん(まもるくん)をご利用いただくようになったのですか?

三好さん :
個人情報保護法の施行を控え、プライバシーマークを取得する際にコンサルタントからの紹介でシュレッダーに替えて導入しました。

——シュレッダーから保護くん(まもるくん)に替えていかがでしたか?

荒井さん :
LもしくはMを各執務室に1台ずつ設置して利用していますが、非常に使い勝手が良いです。現在大阪と名古屋への導入も検討しています。
書類の質・量ともに膨大ですから、シュレッダーを使っていた頃はかなり苦労していました。営業部門では一杯になった屑を袋に詰め替える作業を頻繁にやっていました。ホチキスを外すのも面倒で、綴じられた状態でまず入れてみて、ダメならシュレッダーの前でホチキスを外すというような状態ですから、シュレッダー周りにいる社員は絨毯にからまった屑とホチキスを掃除し続ける毎日でした。

場所は遠くても気持ちは近くに置いておけるトランクルーム

——弊社トランクルームサービスのご利用もスタートされました。
保管期限が切れた後、処理まで連動している点を評価いただいたのでしょうか?

荒井さん :
実は5~6社と比較して導入を決定したのですが、御社以外はいずれも倉庫業者から文書保管事業を派生させていて、当初よりセキュリティサービスの面から文書保管事業を構築された業者は御社だけでした。

——具体的にはどのような書類をお預けになっているのですか?

荒井さん :
航空券の発券データやクレジット申し込みの控え、ツアー台帳、あとは法定保管文書ですね。

三好さん :
社内で経理伝票などは単価が安いトランクルームに預けるという意見もありましたが、経理伝票にも個人情報が付属していることから、セキュリティを考慮して一緒にお預けすることになりました。

——管理面やコスト面でどのような印象でしょうか?

荒井さん :
導入前に実際にDTSセンターを視察した時点で、ここはなんでもかんでも預けるところではないという認識を持ちました。いわゆる倉庫ですとどうしても意識がルーズになってしまいます。たとえば期限切れの廃棄がWEBサービスで毎月行えるとか、場所は遠くても気持ちは近くに置いておけるトランクルームでないと、総量が増えてしまって、結果的にコスト高になってしまうのではないでしょうか?

“e-保管サービス・プレミア”で、預けた書類をもっと身近に

——お客様情報はどのように管理されているのですか ?

三好さん :
弊社では2000年から「e-カルテ」という受発注システムと連動した基幹サービスでお客様情報を保存し、社内からのアクセスしかできないデータベースで、情報共有できる体制をとっています。

荒井さん :
紙ベースの情報は即廃棄というのが社内の規則となっていますので、パスポートや公的に発行された証明書など、原本のコピーを残さねばならない場合、それらはスキャンしてPDFファイルで保管するようにしています。

——書類での保管情報は無いのですね。そうした PDF の閲覧頻度は高いのですか?

荒井さん :
それが、再度見るケースというのは、全体の数%というのが実際のところのようで、そのためにすべての書類を PDF 化することは、業務上の作業負担という点ではいかがなものかと感じています。

——弊社のトランクルームでは、お預かりした書類の中から、ご依頼いただいた書類だけをピックアップして PDFファイル化する、“e-保管サービス・プレミア”というサービスを提供しています。このサービスならその作業負担を軽減できるかもしれません。

荒井さん :
そうですね。長期海外赴任の渡航手続きでは、お客様から身分を証明するための書類を数多くご用意していただくことになります。これらをすべてPDFに起こす作業は、相当に業務負担がかかっていますので、導入するならまずそこからだと思います。

——“e-保管サービス・プレミア”を利用すれば、預けた書類を閲覧する際のスピードも速くなります。そのため管理業務上、社内でないと保管しづらいとされていた書類も預けることができます。

三好さん :
なるほど、確かに都心で事業展開をしている立場からすると、BCPの側面から見ても有効な手段だと考えられますので、色々な可能性を検討していきたいですね。

—— 弊社の本社オフィスでは最小限の文書しか無いオフィスがどのようなものか、“e-保管サービス・プレミア”のユーザビリティをご確認いただけます。もしよろしければ是非ご視察ください。 本日はお忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。

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