保護くん(まもるくん)は
情報を守ってくれる番人

富士ゼロックス千葉株式会社

総務課長 大野 博之 様

導入商品・サービス

ドキュメント・カンパニーの役割

——御社が、今最も重要視されていることはなんでしょう?

大野さん :
1991年に富士ゼロックスは「私たちはドキュメント・カンパニーです」という"コーポレートアイデンティティ"を掲げ、将来の事業方向を宣言しました。昨今世間では有名な企業の不祥事が相次いでいますが、企業継続のためにCSRを全うする仕組みも含めたソリューションを前面に打ち出してドキュメントそのものと、ドキュメントをつくるプロセスの両分野において、製品を販売して行くという事業展開に注力しています。

——書類の流れで言えば御社は上流のソリューションに当たるわけで、我が社は川下としてどう貢献しなければならないか?ということで、人ごとではないお話です。

大野さん :
内部統制、J-SOXとか、企業としての体質をより強化しようとする取り組みには、必ずドキュメントが絡んできます。我が社はその管理体制の中で正しい処理ですとか、効率化などに貢献するわけで、そこに特化する企業というメッセージは常に発信しなければならないと考えています。

シュレッダーの限界を感じて、
保護くん(まもるくん)を導入

——保護くん導入前は機密文書の処理をどうされていたのでしょうか?

大野さん :
全部シュレッダーで処理していました。総務といえばシュレッダー周りの掃除ばかりでしたんでよく覚えてます(笑)。すぐに90リッターの袋が2つ、3つとなる。ちょうどその頃、当社の書類が道路に飛んで、歩道と車道の間にゴミのようにたまっていたなんてことがありまして、機密書類がなぜ?と調べる と、どうもゴミ箱に捨てていたようで、これはもう限界だと思っていたところへ日本パープルさんが偶然飛び込みで営業にこられました。

——偶然の飛び込みが渡りに船だったと・・・(笑)

大野さん :
ええ、ですからはじめは何の会社だろう?程度だったのですが、話を聞くにつれ自分が考えていたことにピッタリのサービスだったものですから、シュレッダーにかける量がどのくらいなのかを調べてもらった後に、直ぐテスト導入しました。

——シュレッダーから保護くん(まもるくん)に切り替えた後の成果は具体的にどんなことがありますか?

大野さん :
それはもう、あきらかに社員の負担が減りましたし、美観、セキュリティ面は向上しましたね。それから当社もISO14001を取得しており、処分する書類を廃棄物としてではなく再生資源として見ていますから、環境への貢献も大きな成果です。

高セキュリティで安心のトランクルーム
管理コスト軽減も実感

——トランクルームサービスも利用されていますが、外部委託のきっかけはどういった理由ですか?

大野さん :
昔は機械倉庫に置いていたのですが。保存環境が悪かったせいか書類同士が貼り付いて剥がせなくなったりして、これは専門の業者に頼んだほうが良い ということになったのですが、御社のこともまだ存じ得なかったものですから、電話帳でトランクルーム業者さんを探して導入しました。

——弊社を選んでいただいた決め手は何でしょうか?

大野さん :
社内で経理伝票などは単価が安いトランクルームに預けるという意見もありましたが、経理伝票にも個人情報が付属していることから、セキュリティを考慮して一緒にお預けすることになりました。

——導入後の効果はありますか?

大野さん :
なにより管理面が楽になりました。ウェブアプリケーションですべて管理できて受発注まで可能ですから、台帳管理や申し込み用紙への記入といった手 間が省けました。それまではその場その場で管理表を紙でもらっていましたから。あと保管期限切れ文書を、日本パープルさん自ら機密処理してくれる点は大きな安心ですね。

——弊社の施設に過去何度かお越しいただいていますが、印象はどうでしたか?

大野さん :
EMSとISMSの現地調査でお邪魔しているのですが、情報流出の危険性に対する安心と自然災害があってもこれなら事業継続できるという安堵感は毎回感じるところです。弊社グループ企業にも保管倉庫の話があるんですが、日本パープルさんの方が安心だと判断しています。

保護くん(まもるくん)は
情報を処理してくれるガードマン

——保護くん(まもるくん)はどんな存在ですか?

大野さん :
情報を守ってくれる番人ですよ。世話が焼けないというか。安心して入れられる、情報を処理してくれるガードマンの印象です。
社長を含めて保護くん(まもるくん)を使っていますから、もうあるのが当たり前になっています。転勤した先に保護くん(まもるくん)がないと、どう処理すればいいんだと・・・。最近は情報セキュリティの考えを社員各人がもっているので、保護くんがあって当たり前という認識になっています。

——サービスについてなにかご希望はありますか?

大野さん :
保管文書について緊急性のあるものは大至急届けてもらいたいという案件が多いので、出庫を少しでも迅速にして欲しいという点です。なにせお預けしている文書が多いのでフレキシブルであればあるだけありがたいですね。

——貴重なご意見ありがとうございます。本日はお忙しい中お時間をいただきましてありがとうございました。

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